• Investigación permanente de nuevas ofertas y proveedores:
Los proveedores, a través del tiempo, van evolucionando, algunos desaparecen y otros son muy nuevos, por lo que el mercado está en constante movimiento y hay que aprovechar dichos cambios para nuestro beneficio.

• Actualización periódica de la base de datos:
Ligado al anterior punto, las actualización de datos se da por si misma si se realiza una buena investigación y se compendia todos los cambios para ajustarla y aumentar la efectividad en las compras.

• Negociación con proveedores:

Las buenas relaciones entre empresa y proveedores, garantiza no solo la calidad de los productos, sino también el cumplimiento de los plazos de entrega y descuentos por parte del proveedor y de los pagos por parte de la empresa.

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• Seguimiento a las órdenes de compra:
La constante atención a los procesos que anteceden la compra, debe ser un punto para tener en cuenta, ya que esta actividad no se puede interrumpir en ningún momento, de lo contrario se puede perder tiempo y dinero, afectando toda la  cadena de producción.

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• Recepción de materiales comprados:
Al momento de recibir todos los materiales, se debe tener las instalaciones adecuadas para ello y poseer un personal que ejecute las acciones pertinentes sin retraso alguno.

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• Almacenamiento y registro de materiales e insumos:
Luego de recibir los materiales e insumos y de corroborar que todo esté en orden, el almacenamiento debe ser organizado, registrar y referenciar detalladamente sus categorías y demás convenciones que ayuden a agilizar el proceso de búsqueda y entrega.​

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• Envío de materiales en insumos al sector que los requirió:
Todos los procesos deben ser monitoreados, en especial el envío, ya que los materiales deben llegar en excelentes condiciones para iniciar la producción y ofrecer la mejor calidad a los clientes.

TIPS PARA EVALUAR LA GESTIÓN DE COMPRAS

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Si tienes claros los siguientes puntos, el proceso de compras de tu empresa va por buen camino...

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• Detectar las necesidades:
Todo proceso de gestión de compras, debe reconocer las necesidades que posee frente a la consecución de recursos y materia prima para la elaboración de sus productos.

• Solicitar y evaluar las cotizaciones:
El proceso de solicitudes de cotizaciones de materiales debe ser cuidadosamente realizado, ya que de esto depende obtener información precisa de precios, categoría de materiales y su calidad.

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Además, de esta actividad se enriquece la base de datos para las futuras compras y minimizar de esta forma el tiempo de cotizaciones.

​La importancia y razón de ser de esta actividad, desemboca en la efectividad que posee la empresa para competir en el mercado produciendo a un bajo costo sin reducir la calidad de sus productos o servicios; afianzado en un proceso exigente y completo de compras para su rápida y efectiva gestión.

​Sí su empresa requiere una amplia ventaja en los procesos de compra, debe tener en cuenta:

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• El precio de compra.
• El plazo de pago.
• El plazo de entrega.
• El servicio de post-venta.
• La calidad del material.​
• La estabilidad del proveedor.

POR QUÉ CONTRATAR EL SERVICIO DE GESTIÓN DE COMPRAS COMPRAS?

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Porque ésta gestión bien operada ahorra tiempo y dinero...​

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Una responsabilidad de esta magnitud debe ser asignada a una persona o equipo especializado para lograr tener la plena seguridad del cumplimiento.

El tiempo es dinero y el dinero se ve reflejado en la ganancia consolidad luego de todo los procesos sistemáticos y cíclicos de la gestión de las compras, cuyo ejercicio es una actividad sin descanso, la cual es la base fundamental de la permanencia de las empresas en el mercado.

La eficaz gestión en las compras, en el manejo de toda la documentación e inventarios permite asegurar el rápido flujo de insumos y materiales hacia las áreas de producción sea dinámico y muy rápido.

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BENEFICIOS

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Sí se logra el manejo exitoso de todas estas operaciones se verá reflejado en la eficacia del proceso en las siguientes actividades:

• Control de los gastos y costos del presupuesto, que debe verse reflejado en el ahorro progresivo financiero.

• Consolidar las bases de datos de los proveedores, con aquellos que reúnan y satisfagan la mayor cantidad de necesidades de la empresa a la horade comprar y de esta manera asegurar las compras sin perder tiempo.

• El equipo de trabajo debe ser acertado y muy rápido para encontrar proveedores que sean una gran fuente de abastecimiento.

• Poseer un equipo asignado para la investigación de nuevos materiales con características específicas que pueden ser potenciales para el reemplazo de otros productos.

​PIEZAS FUNDAMENTALES PARA EL BUEN DESEMPEÑO DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
Porque ésta gestión bien operada ahorra tiempo y dinero...​

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Este tema se pone cada vez más interesante a medida que conocemos más de él. Ahora veremos cuáles son las piezas que se integran perfectamente a este proceso para su buen funcionamiento.

• Dirección General: Para fijar el desarrollo de procedimiento e instructivos basados en el análisis del diagnóstico general del proceso; garantizando así el éxito en el futuro.

• Área de producción: Sincronización de los tiempos de producción y de entrega con el proceso de compras.
• Área de presupuestos: Instaurar políticas de compras y requerimientos de presupuesto.

• Área de almacenamiento: Establecer cronograma de recepción de materiales y aplicar la debida documentación para su almacenaje.

• Área Contable: Ejercer control de todos los documentos, costos de materiales y su impacto en la valorización de los productos.

PÉRFIL DE UN EXCELENETE EQUIPO DE GESTIÓN DE COMPRAS

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Colombia, cada vez más consciente de esta situación se proyecta en No está demás advertir sobre las características fundamentales que debe poseer el colectivo que se encargará de la gestión de las compras para cada empresa:

• Actitudes y aptitudes para comprar y negociar.
• Capacidad de liderazgo.
• Investigar y analizar el mercado de productos y servicios.
• Optimización del tiempo en la aplicación de los procesos.
• Demostrar conocimientos específicos, técnicos y profesionales.

Comprar se ha convertido en una ciencia, que bien aplicada se remite a una buena venta de productos de calidad con clientes satisfechos.