​​2. Planificación y organización del proyecto: una vez la dirección ha asumido su compromiso, procede establecer las bases de planificación y  organización del proyecto del SGC. Las siguientes son las actividades a tener en cuenta:



• Creación del equipo de trabajo para el proyecto.

• Nombramiento del líder o responsable de conducir el proyecto el cual suele ser el Coordinador del SGC, con autoridad directiva delegada para supervisar y empoderar a los miembros de cada proceso para el cumplimiento de las tareas y responsabilidades asignadas.

• Elaboración del plan de trabajo para la estructuración e implementación del SGC.

• Sensibilización al equipo directivo para el entendimiento de las responsabilidades y compromisos al iniciar el procesos de certificación del sistema de gestión de la calidad.



​​

​

​

​

​

​

​

​

​

​3. Diagnóstico preliminar: esta evaluación es el primer paso y debe desarrollarse con la ayuda del equipo del proyecto. Su propósito principal es estudiar la situación actual, determinar los elementos más críticos y compararla con el escenario deseado tras la introducción del modelo de SGC que será implantado. Para ello, se debe acceder a información objetiva existente en las áreas de trabajo, así como las entrevistas al personal apropiado directivo y operativo de las mismas, lo cual determinará el mapeo de los mecanismos de control existentes para el exitoso acople del SGC y las actividades más importantes y prioritarias a ejecutar al interior de la Organización.

​
4. Información, sensibilización y formación: la implantación de un sistema de gestión, especialmente en un área importante como la calidad, tiene como factor esencial la participación activa, motivada y constructiva del personal.

​

Los instrumentos a emplear para fomentar la participación de los miembros de la organización incluyen la información completa y actualizada sobre el proyecto de implantación del SGC, su impacto en la organización y en cada proceso o áreas de trabajo, el papel clave de cada empleado y la definición de las competencias requeridas para el buen desempeño de sus funciones y responsabilidades de manera acorde a la organización del trabajo que el nuevo sistema impulsará.

​​5. Desarrollo de la documentación: la creación de los documentos y mecanismos de control son la base del sistema de gestión y constituyen una pieza nuclear en el aprendizaje Organizacional para la sostenibilidad de la misma, al tiempo, es una de sus tareas más importantes y extensas del proceso de certificación. La documentación debe ofrecer una descripción coherente de cómo opera y debe operar la organización y los mecanismos de control que deben ser implementados para el cumplimiento de los requisitos del clientes y los determinados para los productos y los servicios.

​

​6. Implantación del SGC: la implantación del sistema de gestión de calidad es una fase que se debe traslapar con la elaboración de la documentación, de forma que se vayan introduciendo escalonadamente los procedimientos, instrucciones  y controles de trabajo al ritmo que se vayan definiendo y aprobando. La gradualidad de la implantación es recomendable, para facilitar la asimilación por las personas del cambio y nueva operación de la organización y sus procesos, así como para verificando la pertinencia y adecuación de esto para la mejora continua de los procesos mismos.



Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parálisis de la empresa, esta debe proseguir con sus actividades al mejor ritmo posible al tiempo que se vayan interiorizando y aplicando en los procesos y en los empleados los nuevos métodos de trabajo.

​

7. Seguimiento y mejora del sistema: a partir de la implantación de los documentos y mecanismos de control  (un mes suele ser un plazo razonable), el equipo trabajo del proyecto, normalmente a través del coordinador del sistema de gestión y líderes de procesos, se efectúa una evaluación de su eficacia y pertinencia para la mejora del mismo.



Durante el seguimiento de los procesos, se identificaran no conformidades, las cuales serán registradas y corregidas, pero  algunas de estas generaran acciones de fondo o “acciones correctivas”, las cuales aseguraran que estos problemas jamás se presentaran nuevamente en la Organización. Así mismo, se identificaran problemas presentados en otras organizaciones que lleven al desarrollo de acciones “preventivas”.

​

Lo anterior permitirá a la Organización caminar hacia la mejora continua para el adecuado acople del sistema de gestión y sus procesos. Estas revisiones sistemáticas de los procedimientos y mecanismos de control determinados en los procesos se realizan también a través de auditorías y deben ser realizadas por personal competente para las mismas.

​
8. Proceso de certificación: La octava etapa del proceso de implantación de un SGC, es la certificación, toda vez que han sido incluidos todos los requisitos requeridos según el modelo seleccionado (ISO 9001) y la organización se encuentra lista para la certificación del mismo por parte de un ente acreditado y competente para ello.



Sin embargo, es de aclarar que la certificación no es un requisito de esta norma. Una organización puede implantar un SGC acorde con la norma sin necesidad de proceder a su certificación, si no existe presión legal o de mercado que lo exija o la dirección tiene la seguridad de que tal aval externo no va a conceder ninguna ventaja.

La certificación consiste en la evaluación de una tercera parte, para este caso un organismo acreditado verifica la conformidad del SGC con los requisitos determinados en el modelo seleccionado (ISO 9001). La certificación permite el derecho a uso de la marca correspondiente de la empresa certificadora que haya seleccionado.

Para conseguir la certificación de un SGC, una vez ha sido implantado y está en funcionamiento, la organización interesada debe seguir una serie de pasos y superar un conjunto de pruebas que demuestren la adecuación, implementación y eficacia del sistema de gestión.

Por tanto, acudir a una empresa certificadora sólo tiene sentido cuando la organización ha completado la implantación del SGC, y este cumple todos los requisitos de la norma (su auditoría interna y la revisión por la dirección así lo acreditan) y tiene a disposición del equipo auditor toda la documentación necesaria para verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos definidos.

El otorgamiento del certificado no es definitivo, ya que a la empresa aún le queda trabajo para su mantenimiento y mejora. El proceso de seguimiento y renovación del certificado implica dos nuevos tipos de auditorías periódicas: auditorías de seguimiento (anuales y en algunos casos semestrales) y luego de tres años, auditorías de renovación del certificado.



​9. Mantenimiento y mejora: esta última etapa consiste en realizar seguimiento a las actividades ejecutadas en los procesos conforme a la documentación desarrollada a partir de la cual la Organización asegura que el sistema de gestión está funcionando y mantenido. Estas actividades se aseguran a través de la ejecución de las auditorías internas, ejecución de revisión por la dirección y seguimiento básico de los procesos.

También y como elemento fundamental en el mantenimiento esta la inducción del personal nuevo, ya que debe implementar los controles determinados para la buena operación de los procesos.

​"LA CLAVE PARA MEJORAR O  IMPELEMENTAR UN SGC ES LA PLANEACIÓN MEDIANTE LA PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y REQUISITOS DEL CLIENTE"​